Isté postupy pri reakcii na email objednávku nutno dodržiavať jednak pre nadobudnutie záväznosti objednávky, jednak kvôli úradom. Zo strany špekulantov nie je nič ľahšie než namietať oprávnenosť objednávku cez email.

Nepríjemnú facku za nedodržanie pravidiel môže predávajúcemu u email objednávky zasadiť tiež finančný úrad.

Počas kontroly sa v prípade tipu, či udania môže zamerať aj na preverenie toho, či vaše príjmy súhlasia s objednávkami. Nerešpektovanie zákonných postupov navyše môže uľahčiť postavenie zákazníka, ktorý vás chce podviesť a za objednanú službu, alebo produkt nemieni zaplatiť.
 
Vašou povinnosťou je vystavenie záväznej objednávky. Tá má nahradiť písomnú zmluvu. S klientom teda emailom nestačí len klábosti.
 
Záväzná objednávka musí obsahovať niekoľko formálnych bodov. Na začiatku musí mať záhlavie, kde uvediete poradové číslo objednávkového listu. Ideálne je prideliť objednávke rovnaké číslo, ako to, pod ktorým ju vediete v účtovnom systéme.
 
V objednávke je nutné uviesť detaily dodávateľa. Patrí tam oficiálny názov spoločnosti, pod ktorým je vedená v živnostenskom alebo obchodnom registri, sídlo spoločnosti a identifikačné číslo, prípadne DIČ.

Čitajte aj:

Biznisplán: Ako urobiť z nápadu biznis?

Nepáči sa vám postup obchodného partnera? Reklamujte jeho prácu

Ochranná známka. Ako si chrániť majetok?

U odberateľa služieb uveďte to isté. Tam však môže ísť o súkromnú fyzickú osobu. U nej potom stačí meno, priezvisko, adresa bydliska a rodné číslo, alebo dátum narodenia.
 
V objednávke musíte tiež presne definovať službu, ktorú klientovi predávate. Elektronický dokument musí obsahovať tiež termín a miesto dodania. Nemusíte tam napísať presný termín. Stačí uviesť obdobie, v ktorom bude zákazka zrealizovaná. Ako miesto dodania môžete v prípade služieb napísať napríklad "elektronicky".
 
Dôležitou časťou elektronickej objednávky je kolónka, kde uvediete dátum splatnosti ceny a formu fakturácie. Uveďte tam akým spôsobom bude zákazka zaplatená. Dodávateľ služieb musí tiež uviesť, kedy vystaví účtovný doklad, teda faktúru.
 
V závere, teda päte emailovej objednávky musia byť podobné údaje, ako u klasickej zmluvy. Vyplňte teda miesto a dátum, kedy objednávka nadobúda platnosť. Podpisovú doložku stačí podpísať iba odberateľom. Keď však objednávku potvrdíte pečiatkou a podpisom, veci to len pomôže. Korunou celého procesu je samozrejme faktúra a dodanie služby, či tovaru.

Biztweet