Po dodaní tovaru, alebo služby nemusíte rúbať lesy a úkolovať sekretárky. Stačí jednoducho v počítači vyplnená a poslaná efaktura poslané zákazníkovi emailom.

Viac práce a menej papierovania. Veľakrát to uľahčuje život aj odberateľskej strane, nielen vám. Nemožno však zabúdať aj na fakt, že nie každému môže spôsob elektronickej fakturácie vyhovovať. Aj keď je to škoda, nie vždy ste v pozícii, aby ste mohli druhú stranu poučovať.

S online faktúrou nemusí odberateľ súhlasiť. Pokiaľ ju v uvedenej podobe neprijme, má na to právo. Môže sa tak ľahko stať, že tovar, alebo službu klientovi dodáte, faktúru mu vystavíte, no na peniaze budete čakať márne. Mnohým najmä malým podnikateľom zavaleným prácou to spôsobuje problémy s druhotnou platobnou neschopnosťou.

Aj keď ide o odberateľa, ktorý elektronické faktúry akceptuje, môže sa stať, že bude scenár rovnaký. Peniaze dodávateľom nemusia prísť aj v prípade nesprávnych formulácií na online faktúre. Tá je totiž legislatívou považovaná za plnohodnotný daňový doklad. Musí teda spĺňať rovnaké formálne vlastnosti.

Ani online komunikácia sa teda pri fakturácii nezaobíde bez elektronického podpisu prípadne elektronickej značky, ktoré musí vydať oprávnená inštitúcia.

Faktúra musí mať napríklad označenie oboch strán, evidenčné číslo daňového dokladu podľa účtovníctva alebo daňovej evidencie, dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia alebo dátum prijatia platby, jednotkovú cenu bez DPH prípadne aj zľavu, základ dane, vyššie dane a tak podobne.

Hoci sa to môže zdať ako maličkosť, pri online fakturácii je nutné venovať dostatočnú pozornosť aj formátu dokumentu, v ktorom je faktúra vyhotovená. Ideálny je formát, ktorý vyhovuje aj odberateľom so staršími typmi počítačov a slabšími počítačovými znalosťami. Aj keď mnohí odporúčajú zaslanie faktúr jednoducho v klasickom .pdf súbore, ten je ľahko manipulovateľný. Ak sa chcete vyhnúť tomu, aby vám niekto bez vášho vedomia do faktúry zasahoval, potrebujete novšie verzie editačných programov, v ktorých faktúru zamknete a dovolíte ju druhej strane len prečítať.

Čítajte aj:

Ako hasiť požiare. Alebo čo robiť, keď sa nedarí

Ako na reklamu. Zvládnete to sami?

„Máš padáka“. Môže to dopadnúť dobre?

Ak vám dodávateľ nezaplatí na základe vášho pochybenia pri vystavení faktúry a nedá vám o pochybení vedieť, máte bohužiaľ smolu. Zákon je totiž pomerne jednostranný a odberateľa k tomuto kroku nenúti. Dodávateľ je teda jediným, ktorý za formálne časti online faktúry zodpovedá.

Pokiaľ ide o partnera, ktorému chcete poslať faktúru s väčšou sumou, na ktorú je vaše podnikanie odkázané, je lepšie prijatie faktúry poistiť zmluvou. Rovnako u zákazníka, u ktorého predpokladáte, že bude vaše služby odoberať pravidelne a vo väčších množstvách, je lepšie ak s ním podpíšete rámcovú zmluvu, v ktorej bude uvedené, že súhlasí s online formou fakturácie.

Ak by ste online fakturáciu k ušetrenie času a zjednodušenie účtovníctva využívali radi, ale obávate sa, že na to vaše počítačové znalosti nebudú stačiť, nemusíte zúfať. Dnes už existuje celá rada programov a aplikácií, ktoré faktúry pripravia a vystavia za vás. Stačí pritom len jednoduché vyplnenie základných údajov, ktoré systém sformátuje do šablónovej faktúry počas okamihu. Niektoré z týchto pomôcok sú dokonca dostupné zdarma na internete.

Biztweet